Десетте най-значими ползи от внедряване на ERP система
Анализ на Accenture
За да оцени ефекта и възвращаемостта от инвестиции в системи за управление на бизнеса, Accenture провежда проучване сред 163 организации използващи такива системи, както и сред 28 от пионерите при въвеждане на системи за управление на бизнеса. Според проучването десетте най-търсени ползи са:
· Подобрено управление на управленския процес
· Подобрено финансово управление
· Подобрено обслужване клиенти и задържането им в компанията
· Лекота на развитие/растеж и повишена гъвкавост
· По-бързи и точни транзакции
· Намаление на персонал
· Намаление на времето от получаване на поръчка до доставка на готов продукт
· Подобрено управление на складови наличности и активи
· По-малко материални ресурси и подобрена логистика
· Подготовката на справки и доклади може да бъде съкратена от дни на часове
Реализираните ползи са както следва:
Ø Редуциране на грешките с до 75%
Ø Намаляване на времето и разходите свързани с въвеждането на информацията от една система във фирмата в друга с 75%
Ø 75% намаляване на грешките свързани с BOM (Bills of Materials), като тези документи се създават веднъж и се менажират от ERP системата
Ø Оптимизиране за материалните запаси и складовите наличности с 15%
Ø Оптимизиране на бракуваните материали, които не могат да се използват в производството с 8 %
Друга полза е взаимстване на "know how” – ERP системите са създадени според международни стандарти за бизнес процесите и фирмата започва да работи по тях. Планирането и организирането на поръчките и доставките води до поне 15%-20% намаление на складовите запаси, което освобождава финансов ресурс за фирмата. Тези системи дават възможност да се правят различни анализи и способстват за бърза и адекватна реакция на промените в пазарната среда, което намалява разходите с около 10% и повишава приходите с толкова. Увеличава се събираемостта на вземанията с 15%, поради възможността да се следят по ефективно всички поръчки, плащания,фактури и просрочени задължения. Намалява се броя на нужния персонал, поради намаляване на времето за обработка на документите и така се съкращават разходите за заплати с до 10%. Всички тези ползи способстват за мащабно оптимизиране на бизнес процеса, което чувствително се отразява върху възвръщаемостта на активите, на собствения капитал, на коефициентите за ликвидност и най-вече на (Profitability Ratios) коефициентите за рентабилност, като печалбата осезаемо се увеличава.
Много от фирмите предлагащи ERP системи не дават достатъчно предварителна информация относно внедряването. То е доста трудоемък и сложен процес. Цената му е комплексно понятие и трудно може да се определи предварително. Трябва да се знае, че успешното внедряване ще ви струва пари, но ползите от него са значително по-големи от цената. Една ERP система е задължителна за спечелване на бизнес състезанието с вашите конкуренти. Докато цената на лиценза за софтуера се определя от необходимата функционалност и броя работни места, цената на внедряването зависи от количеството и вида на персонализациите, които трябва да се направят. Потребителите рядко могат предварително да дадат точна спецификация на необходимите им персонализации и съответно точната цена на внедряването често не може да бъде предварително определена. На база стар опит и очаквания съгласно предварителните разговори и проучвания, АЛОЕ Ко винаги прави обосновано предположение за очакваната цена на внедряването. В крайна сметка се заплаща само реалното потребление на консултантски услуги. Това означава, че цената на внедряването се контролира от клиента. Като цяло може да се очаква, че грубо цената на внедряването ще е между 0.5 и 2.0 пъти цената на основния лиценз.
Да, това е напълно възможно. Всяка програма за финансиране обаче има своите особености. АЛОЕ Ко може да подпомогне процеса в ролята си на доставчик с изготвяне на индикативни оферти, окончателни оферти и участие в търгове. За да се доведе кандидатстването за финансиране до успешен край обаче, препоръчваме използването на специализирана консултантска фирма за подобен род проекти.
Внедряването е разделено на внедрителски пакети. Тези пакети грубо отговарят на модулите на системата, но са по-скоро насочени към начините на употреба на системата.Всичките внедрителски пакети включват определен брой часове за внедряване. В случай, че часовете не се използват напълно, те могат да се прехвърлят към други дейности. В случай, че часовете се надвишат, се заплаща допълнително на час, според ценовата листа за поддръжка. Всички внедрителски пакети включват:
·Анализ на потребностите
·Реинженеринг на процесите и предложения за промяна, съобразно най-добри практики
·Изпълнение на специфични допълнения към софтуера
·Подготовка на първоначалните номенклатури, вкл. импорт от друга система
·Подготовка на бизнес модела – трансформирането на документите, ролите на потребителите, шаблони за отчети, модел за защита на данните и т.н.
·Първоначални опитни въвеждания на данни съвместно с ръководителя на проекта
·Обучение на потребителите
·Финален анализ за пълнота, съвместно с ръководителя на проекта и ресорните мениджъри
·Пуск на системата Времето за внедряване е относително и варира от няколко месеца при по-малки предприятия, до няколко години при големи фирми със сложен бизнес модел.
Правилното внедряване на пълно-функционално ERP решение е изключително сериозна задача. Всяко внедряване на ERP е уникално и е съобразено със спецификата на съответната фирма. Ценовата листа за внедряване описва стандартните услуги, които АЛОЕ Ко извършва при внедряване на ERP системата EnterpriseOne. Поради факта, че всяко едно внедряване е различно, има възможност да се поръчат неограничено количество допълнителни услуги, които се заплащат на час. За да има успех внедряването, е необходимо от страна на клиента-потребител да се сформира екип по внедряването (при малки фирми – само ръководител). Този вътрешен екип на практика извършва внедряването на системата и промяната на навиците на потребителите. Екипът на АЛОЕ Ко консултира, може да настройва софтуера и да обучава, но не извършва фактическата промяна на действията на крайните потребители. Вътрешният екип трябва да има ръководител, който да има правомощията да прилага взетите по внедряването решения, да осигурява нужния достъп, както и да има пряка връзка с ръководството на фирмата, за бързо вземане на решения по въпроси, касаещи промяна на работата. Ръководителят на екипа трябва да може да посвети съществена част от своето работно време на внедряването.
Неизползваните часове остават налични и могат да се използват в последствие за поддръжката. Освен това часовете за внедряването на даден модул могат спокойно да се прехвърлят към други модули.
Внедряването на ERP система често отнема много време, тъй като изисква както сериозно изчистване както на бизнес моделите, така и пълно детайлизиране на потоците от информация. Поради тези изисквания внедряването на такава система има благотворно влияния върху организацията като цяло. Но тук е и един от големите проблеми пред такова внедряване – често ръководните кадри в отделните звена не могат да оценят подобаващо нуждата от подобна система и нямат необходимата подготовка за да възприемат подобно ниво на цялостна интеграция на фирмените данни. Преди внедряването на ERP система е добре ръководните кадри от всички звена да преминат курс на обучение, който ще им даде много по-точна представа за ползите, какво трябва и какво не трябва да очакват от подобна система.
Трябва да се посочи, че всички ERP системи имат обща идеология. Тази идеология е конкретна методология на работа (разбира се, допускаща персонализация), която е първоначално описана още през 60-те години на миналия век. Разбира се, с времето методологията се развива, но въпреки възникващите клонове, все още може да се каже, че всички ERP системи имат обща централна методология. Това е изключително важно при процеса на подготвяне на кадрите за обслужване на подобен род системи – има много курсове, които не са пряко свързани с конкретна ERP система, а важат за всички такива.
Както при всяко бизнес начинание, риск съществува. Възможно е внедряването да не протече така, както е планирано. Този риск обаче може да бъде минимизиран. „Алое Ко” ООД разполага с висококвалифицирани специалисти с многогодишен опит във внедряването и настройката на ERP системи. Партньорството ни със световни лидери в своите браншове позволиха на компанията ни да натрупа ноу-хау в много от най-динамичните и значими икономически сектори. Днес Алое Ко има специфичен опит и над 150 завършени проекта в сегментите: хранително – вкусова промишленост, текстил, печатарска индустрия, хардуерна индустрия, строителство и строителни материали, търговия, транспортна дейност и реклама. От друга страна успешното внедряване зависи и от готовността на нашите клиенти да ни окажат нужната помощ и съдействие при настройката на бизнес процесите и да отделят нужното време и ресурси, които биха били необходими. Внедряването не зависи единствено и изцяло от нас и неговият успех е функция на усилията на двете страни.Фирмата клиент трябва да подходи към внедряването с определена доза подготовка При синхронизирана работа на нашите специалисти и анализатори, с екипа на фирмата клиент, рисковете за неуспех са минимални.